先週金曜日にデスク周辺に溜まった書類を私なりの方法で整理した。基本的に正月休みのいずれかの日、お盆休みのいずれかの日に出社し、私は溜まった書類の整理を行う。正月・お盆休みのため、電話もアポも無く、静かな環境でひたすら書類整理に没頭できる。いずれにせよ、大掛かりな書類整理は年に二回のみだ。
数週間前、他のスタッフの部屋の大改造が行われた。その際、私が関係する書類が私の部屋に大量に送られてきた。かなりの量だったため、いつやるかを考えていたが、先週金曜日17時頃から開始し、22時に終了した。
先に述べたように大掛かりな書類整理、厳密には正月とお盆の間の約半年間溜まった書類の中で「必要」・「不必要」のいずれかで判断し、「不必要」とみなした書類を捨てることが私にとっての大掛かりな書類整理となる。
ただ、数週間に一回程度、机周りの書類を整理する。今回のエントリではその方法と共に私なりのたった３つのポイントでデスク周りがきれいに維持できる書類整理方法をご紹介しよう。
１）デスク上の書類保管スペースはアマゾンの箱で
私の書類保管スペースは、すぐ手に届く「デスク上」、そして保管場所としての「デスク横」の2箇所だ。
デスク上では、アマゾンで何かを購入した時に送られてくる箱が書類保管にちょうどいい。
まず、切込みが入れられている上の部分と短い側面一つを切り離す。これで、大半を占めるA4サイズの書類がちょうど収納できるトレーに変身する。日々、到着する書類や最近の書類はとりあえずアマゾントレーに投げ込んでいく。
箱の高さは7cmほど。ここがポイントで、無造作に投げ込んだ書類の量が箱の高さを超えた時、まず一回目の書類整理を行う。7cm程の書類量なので、「必要」・「不必要」で判断し、不必要な書類は捨てていく。時間は10分程で終わる。
この方法なら、デスク上、いわゆる現在進行中のプロジェクトの書類や、最近来た郵送物など、すぐに処理しなければならないものが7cm以上、増えないということ。そして、7cmを超えた時点で再度、整理するため、常に必要不可欠な書類しかアマゾントレーに存在せず、書類が散乱しないという利点がある。
２）書類はすべて角2封筒に入れ込む
立場上、毎日といってよいほど私宛に
郵便物が来る。大半はA4サイズの書類が入る「角2封筒」。この角2封筒を捨てずに書類入れに利用する。
まず、「まち（糊付け・書類を閉じる部分）」を切り取り、単純な袋状にする。その後、プロジェクトなど一つのテーマの関連書類を無造作に入れ込んでいく。そして封筒左上に縦書きでプロジェクト名や書類内容を書き込む。太い赤ペンで見やすく、そしてわかりやすいタイトルで。きれいな字で書く必要は無い。
郵便物であるため、送付先住所（いわゆる私の会社住所）や相手先住所が書かれており、かつ様々な色の封筒となるが、何も気にせずに書類を投げ込み、赤ペンでタイトルを付ける。打ち合わせの際は、必要であれば、封筒から書類を取り出し、クリアファイルなどに入れ替えて持ち出すこともあるが、基本的に打ち合わせの際も、封筒そのものを鞄に投げ込み、打合せを行う。打ち合わせ後、相手から新たな書類をもらえば、封筒にそのまま入れ込めばいい。
ただ、プロジェクトの相手先から角2の封筒を頂戴した際には、その封筒を使うことを優先する。封筒という外観も中身も同じ場合、赤ペンのタイトルを見る必要性が無くなるからだ。
また、確実に何回も利用すると判断した書類は「黄色」の封筒に入れ込む。私の場合、仕事で使う装置のマニュアルなどがそうだ。誰しも何度も利用する書類はあるはず。私の場合は最も目立つと考える「黄色」だが、赤色でも青色でも色は人それぞれ何でもいい。ただ、「黄色」なら、何度も利用する書類＝「黄色の封筒」と決め、それを続けることが大切だ。
３）書類保管スペースを決めてしまう＝スペース以上に書類が増えない
デスク横には保管用のスペースがある。ただ、この保管用スペースを原則として、いや絶対に広げないという決心がまず必要だ。保管用スペースを増やしていけば自ずから書類は増えていく。そうすると、「あの書類はどこへ行った」という探す時間が必ず発生する。この「探す時間」こそが仕事を行う上で最も無駄な時間であり、私が最も嫌いな時間でもある。
私の場合、次のようなファイ
ルボックスが15個ほど入るラックをデスク横に置いている。これ以上、増やすことは絶対にしない。
KOKUYO F-WFB125W ファイルボックス-FSA4オフホワイト
冒頭で「正月休み」・「お盆休み」に年二回の大掛かりな書類整理をすると書いた。この大掛かりな書類整理とはまさしくデスク横のファイ
ルボックスに入っている書類の中身の吟味となる。大半は捨てられることが無い。数年来、ファイ
ルボックスの年二回の整理をしていると吟味された重要な書類しか残っていかないからだ。
では、半年間で新たに溜まった書類はどうするのかと疑問を抱かれる方も多いかもしれないが、経験上、アマゾントレーで7cmを超えた書類の約8割は捨てられ、残りの2割が生き延びることとなる。そして、吟味されたファイ
ルボックスの中の書類も半年という時間枠で見ると不必要な書類と判断しても良いものが出てくる。生き延びた2割の書類と入れ替えという流れだ。
ただ、どうしてもファイ
ルボックスに入りきらない状況に陥ることもある。だから正月・お盆という静かな時間を活用し、捨てるか保管するかについて吟味に吟味を重ねる時間が必要となる。そして吟味してもやはりファイ
ルボックスに入らない書類は、机の下に一つだけファイ
ルボックスを置き、そこに格納する。そして次の大掛かりな書類整理の際に、また吟味する。机下のファイ
ルボックスの中身も約半年後には、ほぼ必要ではない書類に変化している場合が多い。いずれにせよ、「書類を減らす」という意識を優先させると不思議と大半の書類そのものが「不必要」・「捨てるべき」ものに見えてくる。
必要なことは「探す時間」を極力、減らすこと
デスク上のアマゾントレーの高さは7cm。この程度の書類量ならすぐに必要な書類を見つけることができる。そして、ファイ
ルボックス15個という収納スペースを維持し、年に二回、静かな時間で半日程度、書類の吟味を重ねることで、どこにどの書類があるかはほぼ記憶に残る。そして角2封筒の左上に赤ペンでタイトルを書くことで、ファイ
ルボックスを一つ取り出せば、すぐに封筒左上の赤ペンタイトルを見るだけで、必要な書類を見つけることができる。
このように、絶対的な書類量を減らすこと、必要か不必要かを約半年という期間で吟味する、書類はすべて角2封筒に入れ、それをファイ
ルボックスに投げ入れる、という繰り返しで、確実に机周りは整理され、そして必要な書類への
アクセス時間は短くなる。
書類整理でお困りの方も多数、おられると思う。特に「散らかったまま」の状態で、「いつか片付けよう」とお考えでありながらもそのままの方も多いと思う。
そんな方には、まず自然に片付けサインを出してくれるアマゾントレーの活用をおススメする。アマゾンの箱でなくても何でもいい。ポイントは「トレーの高さを超えた段階で書類を整理する」という習慣を身に付けることだ。そして先に述べたように「捨てる」という意識を根底に持つことで「必要に見える書類」は確実に減っていくはずだ。
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