ベンチャー企業社長の挑戦、そして苦闘

サン・アクト株式会社というベンチャー企業の社長が語ります。

私のちょっとした仕事のスタイル:三色ボールペン活用編

 「私のちょっとした仕事のスタイル:打合せ編」・「手帳編」に続く最後のエントリです。まずは今までのポイントをまとめておきます。 1)重要事項や秘密事項が書かれた紙媒体への紛失予防策の重要性。 2)すぐに切り離し、一括してまとめられるリーガルパッドの活用。 3)打合せ後にメモを見ながら内容を再考する重要性。 4)出先で必要な情報を差込むモノとしての「超」整理手帳の使用。 5)ダブルブッキングを避けるだけに絞ったリンクアップ式手帳。 6)修正が頻繁なプロジェクトを管理するためのソフトの紹介。  このような感じでした。では、最後にまだ自分も挑戦中の三色ボールペン活用方法をご紹介し、シリーズ終了とします。  2003年6月初版のかなり古い書籍で、以前から気になっていたのですが2ヶ月ほど前に読む順番が来てやっと読了。2時間程で読むことができましたが、紹介されている内容に触発され、三色ボールペン情報活用術なるものにチャレンジしようと決意しました。 三色ボールペン情報活用術 三色ボールペン情報活用術 斎藤 孝 三色ボールペン活用の基礎  著者は、「赤・青・緑」の三色に対し、下記のような位置付けをされています。
赤:客観的に見て、最も重要な箇所 青:客観的に見て、まあ重要な箇所 緑:主観的に見て、自分がおもしろいと感じたり、興味を抱いたりした箇所
 私なりにまとめると、赤・青が「客観的に重要な箇所」で、緑が自分の感性に基づく、ある種の「ひらめき」を求める箇所です。換言すれば、「緑」が重要なポイントであり、結果として「緑が少ない資料は、自分にとって有益では無かった」ものになるわけです。  目の前に一枚の資料があるとします。そこで、下記のような条件を自分に設定します。 1)「緑」・「青」は何箇所引いてもいい 2)最も重要だと思われる「赤」は3箇所に絞り込む。  このような設定を意識するだけで「読み方に気合が入り緊張感が出てくる」と著者は言います。「最重要の赤」が乱発されれば焦点が拡散されるてしまいます。私の場合、米国留学時代、分厚いテキストに蛍光ペンを使って、段落のポイントとなる箇所に「青」で線を引き、最も重要な部分(テストに出る・授業で聞かれるであろう箇所)には「赤」を、そして自分なりにまとめたポイントを「黒」で書き込んでいました。重複になりますが私の留学時代のスタイルをまとめてみると、 1)「赤」がテストに出るであろう最重要な箇所 2)「青」が論理的背景部分 3)「黒」で自分の言葉にさらに置き換える  このような作業を無意識でありながら、テストやディベート対策といった緊張感の中でテキストに接していたのでしょう。「赤」と「青」にしたのは、「黄色」では見えにくい、目がチラチラするといった理由で避けていたと記憶しています。ただ「緑」は使いませんでした。  著者は、資料のポイントなどを自分の言葉で置き換えるといったことは示唆されていませんが、母国語でない英語の資料などは、やはり自分の言葉(英語でも日本語でも)で置き換える必要はあると私は考えます。ただ蛍光ペンの使用に対し著者は否定的です。「ボールペンで力を込めて丸く何度も囲むといった作業が脳に刺激を与え記憶へと繋がる」と著者は指摘します。この点は私もこの書籍を読んで初めて納得した点です。 (こういった心に響いた箇所に「緑」を使えば良いわけです。)  紹介した書籍には、実際に三色ボールペンで書き込まれた資料がカラーで掲載されています。単に線を引くのではなく、丸く囲む、文章と文章を矢印などで関連付けさせるなど、「一枚の資料を読むのではなく三色によって、見るだけで瞬時に理解できることを目指す」あるいは「自らの脳を鍛えるための手段の一つが三色を使うこと」といった点が、三色ボールペン活用の本質ではないかと私は考えます。 三色ボールペン活用のポイント  私なりに、最近、挑戦している三色ボールペン活用で気が付いた点は下記の通りです。 1)線を引くことが目的ではなく、「瞬時に見える資料に変化させること」が重要。(著者は「立体化させる」と表現しています。) 2)途中で線を引く必要性が無いと感じた(=意味の無い資料)ものは、「すぐに読むことをやめる」(=捨てる)。 3)「自分にとって重要なキーワードを予め設定しておく」と三色での色分けが容易になる。 4)「緑」という自分の感性に響く状況に至るまでには「かなりの慣れが必要」。 5)「あとでゆっくり読もう」といった気持ちが根底にあれば、三色の色分けをしても意味が無い(著者は、「この情報とは、この瞬間を逃せばもう会えない、もう一生で会うことの無い」という覚悟で接しないと意味が無い」と述べています)。  これらが今、私が抱いている三色ボールペン活用に対する考えです。著者は、手帳にも三色ボールペン活用を提案されており、「赤」は重要ですべきこと(=打合せや締切など欠かせないもの)、「青」はまぁ重要なこと(=この時間帯にやるべきこと)、「緑」は自分が自由に使える時間として、手帳に三色で時間を区切ることを提案されています。「緑」が多い一日はゆったりとした日、逆に「赤」ばかりなら、極めて多忙な日ということが瞬時に「見える」ということでしょう。  私は、手帳への活用までは考えていませんが、「この資料が自分にとって必要かどうかの是非」に、「緑」が含まれるかどうかは、難しいですがやはり重要なポイントと言えるでしょう。「あぁ、この考えは自分には無かった」・「この資料の最大のポイントは実はここなんだな」といった部分に「緑」を使えば良いわけです。  さて、「赤・青・緑」の三色のボールペンで資料を読みこなすことが重要かどうかは、皆様の判断に委ねます。慣れるまでは大変ですが、一つの手段として、どこにでもある「色付きのボールペンで意識しながら、見える資料にするという作業は、誰にとっても有効」ではないかと私は考えます。  以上、年末の精神的に多忙な時期でしたが、多忙な時こそ「自分の頭の整理」を兼ねて、少し長めのエントリ・シリーズを書いてきました。このあたりで終了とします。 最後に:ブログ手帳の活用  ちなみに、過去にも少し書きましたが、ブログを手帳代わりにすることは非常に有効だと考え、私も別のブログで実践しています(完全に匿名で、記事には自分しか分からない記号などを用いています)。ソーシャルブックマークの「タグ」付けも否定しませんが、ブログのアカウントを一つ取得し、自分の毎日を書き残し、「タグ」付けすると非常に便利です。  例えば、「散髪」というタグを付ければ、「そういえば、いつ散髪に行ったかな」と確認することもブログ上でタグクラウドから「散髪」をクリックすれば、すぐに該当記事(=散髪に行った日)が検索できます。営業マンならではの「自分の営業記録をブログのタグを使って管理する」など応用は無限大です(第三者に分からないようにする配慮をお忘れなく)。人それぞれ、様々なタグを使いブログを手帳代わりにすることをオススメします。  タグについては「ブログにタグ検索をプラス - TagClick」をご参考下さい。ほとんどのブログサービスに対応していると共にタグを標準装備しているブログサービスももちろんあります。 関連書籍 三色ボールペンで読む日本語 三色ボールペンで読む日本語 斎藤 孝 「手帳ブログ」のススメ 「手帳ブログ」のススメ 大橋 悦夫 「私も参加している起業家ブログをクリック下さい
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