ベンチャー企業社長の挑戦、そして苦闘

サン・アクト株式会社というベンチャー企業の社長が語ります。

私のちょっとした仕事のスタイル:打合せ編

 立場上、1年間を「4月1日から翌年3月末まで」と考えてしまう癖があり、4月から6月までの3ヶ月(=第一四半期)といった単位で、私の思考回路は働きます。これはこれで仕方が無いとは思っているのですが、たまには、あと数日を迎える新年1月始まりの手帳を使って気分を変えてみようと、過日、手帳を購入しました。  そこで新しい年を迎えるにあたり、今回、私なりのちょっとした仕事術のようなものをエントリとします。まずはビジネスでは避けて通れない「打合せ」についてです。 基本的な仕事への私のスタンス  私の仕事・職責は、「判断すること」に尽きます。細かい内容の交渉や値決めなどを第三者とするのではなく、その結果を社員から報告という形で聞き取り、その内容に対し、「やるかやらないか」を決めることが私の仕事の大半を占めます。換言すればある一定レベルの決断事項については、私以外に決断するという職責を果たす人間がいないとも言えます。ここら辺りは、よく言われる「社長とは孤独な生き物」という表現に該当するかもしれません。  もちろん、各種法律に基づいた案件に関しては取締役会などの会議で決定しますが、毎日、会議をして決める程、大きな会社でもなく、中小企業のスピード重視の経営では、「ここまでは社員自身で決めることができる」といったそれぞれの社員レベルでの職責・裁量を明確にしておけば、私が決めるべき事項も自ずと範囲が明確になります。  さて、少し仕事のスタイルと話がずれましたが、やはり仕事内容や職責によって、仕事のスタイルは人それぞれ変化すると私は考えます。上述したように私は「判断すること」が重要な「仕事」です。  そして最も重要なことは、「重要事項や秘密にすべき内容などが書かれた紙媒体を紛失しない予防策を講じておく」という点です。私は「落し物」や「忘れ物」をほとんどしない人間ですが、カバンを置き忘れる、盗まれる可能性はゼロではありません。よって、カバンの中に重要な書類を入れたままにする、メモや手帳に重要な情報は書かない、書いたとしてもできる限り早く、会社に保管するということを心がけています。 リーガルパッド  打合せでメモをする際、システム手帳であったり、単純なノートであったり、人それぞれ多種多様です。ただ、私は手帳や切り離しができないノートでメモを取るということに僅かばかり抵抗感があります。手帳やノートに情報を一元化させ拡散を防ぐことは理解できるのですが、手帳やノートを無くした際のダメージは相当、大きなものになります。パソコンのハードディスクがクラッシュしたのと同じようなものでしょう。また、上述したように重要な事項を書いた紙媒体を持ち運ぶ可能性が高く、これらの紙媒体を紛失する危険性は否定できません。よって、「簡単にすぐに切り離すことができるもの」が私にとって打合せでメモをする場合の最も必要な条件です。  私は、「お洒落で便利なライティングパッド - [ビジネススキル]All About」でも紹介されている「リーガルパッド」を専用ホルダーに入れ、打合せのメモ用だけでなく、一人で考え事をする際に思いつくまま殴り書きをし、頭を整理させるなど、かなり使いこなしています。  米国留学時代に初めて出会ったリーガルパッド。米国滞在時に毎日のように使いましたが、リーガルパッドには、次のような利点があると私は考えています。 1)紙の色が黄色なので非常に目立つため「すぐに」見つかる。 2)黄色なので、黒字や他の色文字が「感覚的に見やすく」なる。 3)切り離しが可能なため、打合せの合意内容などを「切り離して相手に渡す」ことができる。 4)専用ホルダーに自分なりのアイデアメモを切り離し保管し、数日後、読み直すことで「新たな発見」を見つけることがかなりある。 5)切り離して、簡単に「捨てる」ことができる。  打合せというものは何度も繰り返し行われることもあれば、一人の相手に対し、多様な内容について打合わせることもあります。よって、少しシビアな案件や何度も交渉しなければならない交渉についてはリーガルパッドでメモを取った後、すぐに切り離して一定期間、相手別にまとめたクリアファイルに入れ込み、すぐに手の届く場所に保管します。自分なりにメモをまとめる必要があるなと感じた場合は、「ITmedia Biz.ID:講義ノートの取り方と復習のコツ」で紹介されている「Cornell Notetaking Method Custom PDF Generator(コーネル大学式ノート)」を使い、内容をクリアにさせます。  詳細は、リンク先をご覧いただきたいのですが、コーネル式ページレイアウトの「ノート:Notes」の部分に「事実・決まったこと」を記入、「キュー:Cues」の部分に「今後、決めるべきこと・注意すべきこと」を記入、そして「サマリー:Summary」の部分に「ノートとキュー」で書き込んだ内容を読み直し、「最も留意すべき点」を書き込みます。  レイアウトに拘る必要はありませんが、「打合せを再考し、自分なりにまとめるという作業は重要」です。メモを二度書きするという時間の無駄もありますが、慣れれば数分で完成させることができます。  いずれにせよ、何度も言いますが「重要な打合せ案件」が書かれたメモはすぐに切り離します。上述したように重要な内容が書かれたメモをリーガルパッドホルダーに入れ込んだままで「どこかに落とした」場合、致命的な結果を招く危険性があるためです。よって、私のリーガルパッドは、書き込んだ後、すぐに切り離すため、常にまっさらな状態となっています。 打合せでのこだわり  打合せでメモをする場合、多くの人が打合せ開始直後に、新しいノートや手帳に日付や相手先名を書くと思います。例えば、第三者が私と打合せをした場合、「サン・アクト 12月26日 13時から」といった感じで書き込まれます。この書き方にも私は違和感を覚えます。もし私がサン・アクトの小島愛一郎と打合せした場合、「サン・アクト 小島社長 12月26日 13時から」といった感じにするか、「サン・アクト様・・・」といったように敬称を付けるでしょう。  打合せのメモは相手に見える場合が多々あります。また、シビアな交渉では相手先のメモをわざと見たり、ペンの走らせ方をチェックし何を書いたか探る場合もあります。それほど神経を使う打合せもあるということです。自分が書いたことは、相手に見える可能性が高く、そういった際にメモの冒頭に相手先の敬称を付けないことは、かなり相手の心証を悪くするのでは、と私は考えます。換言すれば、相手先の敬称を付ける、お互い口頭で最終確認しながら決定事項をメモするなど、「メモの取り方でビジネスマンとしての人柄が判断されることもある」ということです。  さて、いろいろと書いてきましたが次回は、情報整理編か情報収集編とする予定です。今年中に書ければなと考えています。 「私も参加している起業家ブログをクリック下さい
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